Robotic Process Automation (RPA) is een techniek die wordt gebruikt om repetitieve bedrijfsprocessen te vervangen door een robot. De term robot refereert hier echter niet naar een “fysieke” robot, maar naar een slim computerprogramma dat geïnstalleerd is op de computer van de gebruiker.
De meeste professionals hebben het al druk genoeg, en wanneer een robot zich ontfermt om taken die repetitief en saai zijn, kan de medewerker zich focussen op zaken die er echt toe doen.
Hoe werkt RPA?
Een RPA-bot is een virtuele medewerker die wordt geïnstalleerd op een computer. De robot kan de meeste applicaties gebruiken die een menselijke collega ook kan gebruiken. Zo kan een RPA-bot bijvoorbeeld e-mails lezen in Outlook, een factuur uit een e-mail downloaden en het ERP-systeem openen om de factuur daarin te verwerken.
De robot bedient deze applicaties op dezelfde manier als een menselijke gebruiker, door met de muis en het toetsenbord door de applicaties heen te navigeren.
Een RPA-bot kan zelf beslissingen nemen op basis van simpele “ALS-DAN” logica, maar kan ook artificiële intelligentie gebruiken om complexere beslissingen te nemen. Het uitlezen van de gegevens op een factuur is een voorbeeld van een samenwerking tussen RPA en Artificiële Intelligentie.
Waarom RPA?
Je bent vast wel bekend met IT-projecten die veel meer tijd en budget kosten dan aanvankelijk gedacht. Robotic Process Automation is een simpele maar toch effectieve technologie. Doordat bestaande systemen (denk maar even terug aan het voorbeeld van het ERP-pakket) niet hoeven te worden aangepast, kan een RPA-bot in enkele weken worden gebouwd en opgeleverd.
De grote impact en de snelle terugverdientijd zijn de grootste voordelen van RPA. Daarnaast kiezen veel organisaties er ook voor om RPA-bots in te zetten vanuit een HR-perspectief. Het is steeds moeilijker om gekwalificeerd personeel te vinden. Dus waarom zou je je personeel inzetten voor saai en repetitief werk dat ook door robots kan worden uitgevoerd?
Wat kunnen robots?
RPA-bots kunnen onder andere de volgende taken uitvoeren:
- Het openen (en bewerken) van de meest voorkomende bestanden (zoals bijvoorbeeld Word of Excel bestanden)
- Verzenden en ontvangen van e-mails
- (Gescande) PDF bestanden lezen
- Applicaties (zoals een ERP-systeem) gebruiken
- Websites bezoeken en informatie ophalen of verzenden
- Nemen van simpele en op regels gebaseerde beslissingen
- Het gebruiken van AI-modellen (zoals bijvoorbeeld Large Language Models)
De meeste robots maken in een proces gebruik van meerdere van bovenstaande activiteiten. Ze openen bijvoorbeeld een Excel bestand met nieuwe medewerkers en maken vervolgens gebruikersaccounts aan in verschillende applicaties.
Zijn robots hetzelfde als AI agents?
RPA-bots voeren een bepaalde workflow steeds op dezelfde manier uit. Ze kunnen natuurlijk wel beslissingen maken, maar ze voeren altijd dezelfde “flow” uit. AI agents werken anders, deze slimme medewerkers krijgen een taak en gebruiken vervolgens hun tools om deze taak uit te voeren. AI agents worden dus ingezet in taken en processen die niet altijd op dezelfde manier worden uitgevoerd. Wil je dat een bedrijfsproces altijd op dezelfde manier en volgens dezelfde criteria wordt uitgevoerd? Dan is RPA een logische keuze.
Welke processen zijn geschikt voor RPA?
De volgende kenmerken maken een bedrijfsproces geschikt om te automatiseren met RPA:
- Het proces heeft een hoog aantal transacties (zodat de investering snel kan worden terugverdiend)
- De input data is digitaal
- Het proces is op regels gebaseerd
- De gebruikte applicaties zijn stabiel en worden niet vervangen in de nabije toekomst
- Het proces is goed gedocumenteerd, en medewerkers voeren het proces steeds op dezelfde manier uit
Voldoet een proces aan deze criteria? Dan is het een goede kandidaat om geautomatiseerd te worden!
Voorbeelden van RPA use cases
Misschien heb je nu al een idee van processen die geautomatiseerd kunnen worden met RPA binnen jouw organisatie? Zo niet, dan volgen hieronder een aantal voorbeelden:
RPA processen binnen finance
- Inboeken van inkoopfacturen
- Bank-reconciliatie: vergelijken openstaande transacties met binnenkomende transacties afschrift
- Aanmaken van financiële rapporten (vaak in combinatie met Power BI)
RPA processen binnen HR
- Het onboarden van nieuwe medewerkers in verschillende systemen
- Controleren van gebruikersrechten van medewerkers
RPA software
RPA bots worden gebouwd in RPA software. Bekende voorbeelden van RPA pakketten zijn UiPath en Microsoft Power Automate. Ook Blue Prism en Automation Anywhere kom je geregeld tegen.
In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van hoe een RPA-bot wordt gebouwd in Microsoft Power Automate Desktop. Dit is helemaal low-code, je hoeft dus niet te kunnen programmeren.
Attended en unattended robots
Robots kunnen op twee verschillende manieren worden uitgevoerd:
- Attended: dit betekent dat de robot wordt uitgevoerd op de PC van de gebruiker. Deze manier is technisch minder complex, maar heeft ook een aantal nadelen (zoals schaalbaarheid).
- Unattended: de robot wordt uitgevoerd op een server, en heeft zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Deze robots zijn moeilijker om te bouwen, maar op de lange termijn schaalt deze manier beter.
RPA combineren met AI
Robotic Process Automation wordt vaak gecombineerd met Artificiële Intelligentie. Een veelvoorkomend voorbeeld is Document Processing (ook wel IDP – Intelligent Document Processing) genoemd. Wanneer RPA wordt gecombineerd met AI kun je RPA zien als de “handjes” en AI als “het brein”. De combinatie is dus erg logisch!
Tips voor organisaties die willen starten met RPA
In de afgelopen jaren heb ik veel robots gebouwd, en ook veel bedrijven begeleid met het starten met RPA. Hieronder vind je een aantal tips die je helpen de meegemaakte fouten te voorkomen:
- Begin zo klein mogelijk: starten met een nieuwe technologie is al uitdagend genoeg. De meeste organisaties maken de fout om met een veel te complex proces te beginnen. Begin gewoon met het makkelijkst te automatiseren proces. Daarmee verhoog je de kans op succes beslist!
- Eerst efficiënter maken, dan automatiseren: niet elk proces wordt op de meest optimale manier uitgevoerd. Bekijk je processen eerst met een Lean-bril alvorens je gaat automatiseren. Zo weet je zeker dat je de robot later niet hoeft aan te passen!
Starten met RPA
Zelf starten met RPA? Volg een RPA training! Daarmee train je jouw medewerkers in het bouwen van robots, zodat ze kostbare fouten kunnen overslaan.
